O presente trabalho relata a experiência no processo de migração de dados entre os sistemas Ebook e Pergamum. Parte-se do contexto que demandou a necessidade de escolha por um novo sistema e definição dos principais aspectos dos critérios de seleção. Em seguida, destaca-se a participação e a interação entre os profissionais envolvidos no processo de migração de dados. Por fim, analisa a adequação dos dados a serem migrados na ótica do Machine Readable Cataloging (MARC21) e propõe soluções para as inconsistências identificadas. O relato de experiência se apresenta como um case que poderá ser um guia orientador para futuras demandas similares em outros ambientes de informação.
No tutorial anterior, mostrei como converter um arquivo com registros MARC em uma planilha. Neste tutorial, faremos o caminho inverso: utilizaremos os dados que estão em uma planilha do Excel para gerar registros MARC 21.
Essa conversão é útil para os casos em que temos uma planilha com dados sobre os materiais que serão incluídos no catálogo e desejamos aproveitar esses dados para facilitar a catalogação. Por exemplo, a partir de uma planilha com os dados sobre teses, dissertações, TCCs, etc., gerada pelo sistema acadêmico de sua instituição, você pode criar registros MARC para inclusão em seu catálogo.
Os registros gerados nessa conversão talvez não tenham o nível de detalhe desejado e nem estejam em total conformidade com sua política de catalogação, mas, ainda sim, podem facilitar o trabalho, servindo como uma “pré-catalogação”.
O resultado da conversão será um arquivo contendo registros MARC 21, codificado com a ISO 2709 e com a extensão .mrc. Arquivos deste tipo são aceitos nos principais sistemas de gerenciamento de bibliotecas. Se você estiver em dúvida se é possível ou não importar esses registros, consulte a documentação e/ou a equipe de suporte do seu sistema.
Vamos lá! Você precisará de:
MarcEdit. Baixe e instale em seu computador a versão do MarcEdit referente ao seu sistema operacional.
Microsoft Office Excel, LibreOffice Calc ou outro software para edição de planilhas.
Planilha contendo os registros. É necessário que cada registro esteja em uma linha e que os dados estejam distribuídos nas colunas. O MarcEdit aceita planilhas do Excel com as extensões .xls e xlsx. Se sua planilha estiver em outro formato, salve-a com uma dessas extensões. Para este tutorial, utilizarei como exemplo uma planilha com dados obtidos no Portal Livro Aberto do IBICT. Caso queira testar com essa planilha, clique aqui para baixá-la.
1ª Etapa: Preparando a planilha
Nesta 1ª Etapa faremos alguns ajustes na planilha para facilitar a conversão no MarcEdit e gerar registros MARC com maior qualidade.
Comece analisando sua planilha: Quais são as colunas da planilha? As colunas têm as informações de que você precisa para criar um registro MARC, nem que seja com os “campos básicos”? Quais outras informações você precisa mas que não estão na planilha? É possível incluir as informações faltantes?
Após a importação, pode ser necessário editar os registros um a um em seu sistema, então, tudo o que você conseguir já deixar pronto na planilha facilitará o seu trabalho posteriormente. Por exemplo, na planilha não constam os locais de publicação, mas há uma coluna com as editoras. É possível saber qual a cidade a partir do nome da editora? Sim? Então, acrescente uma coluna e preencha o local de publicação na planilha.
Para obter registros MARC mais detalhados (com os dados em seus devidos campos e subcampos), o ideal é que cada coluna da planilha corresponda a um subcampo do registro MARC. Por exemplo:
Coluna A contendo o título e o subtítulo Resultado: título e subtítulo juntos no 245$a
Coluna A contendo o título e coluna B contendo o subtítulo Resultado: título no 245$a e subtítulo no 245$b
Lembre-se de que alguns campos e subcampos são repetíveis, assim, algumas colunas podem se repetir em sua planilha, por exemplo:
Colunas Assunto 1, Assunto 2, Assunto 3 Resultado: cada assunto será um 650$a
Coluna Assuntos (todos os assuntos dentro de uma mesma coluna) Resultado: 650$a com todos os assuntos juntos.
Se precisar dividir os dados de uma coluna, como nos exemplos do 245 e do 650 acima, tente usar a funcionalidade Texto para colunas do Excel ou do LibreOffice Calc indicada no Material complementar.
Após ter resolvido essas questões, renomeie os títulos de cada coluna usando o formato campo$subcampo: 100$a, 245$a, 245$b, 260$a, 260$c, 650$a, 856$u, etc. Não é necessário que as colunas da planilha estejam na mesma ordem dos campos MARC, pois o MarcEdit organizará os campos automaticamente. A planilha que estou usando de exemplo possui as seguintes colunas:
As colunas contendo título (245$a) e subtítulo (245$b) serão unidas para compor o campo 245.
Cada coluna contendo um assunto dará origem a um campo 650$a.
Cada coluna contendo um responsável secundário dará origem a um campo 700$a.
Salve a planilha.
2ª Etapa: Convertendo a planilha
Nesta etapa, carregaremos a planilha no MarcEdit, realizaremos mais alguns ajustes para melhorar a qualidade dos registros e concluiremos a conversão.
Na tela inicial do MarcEdit, acesse Tools > Delimited text translator.
Em Source file, clique na pasta amarela e selecione o arquivo do Excel. Se o arquivo não estiver aparecendo, selecione Excel XML file no canto inferior direito da tela.
Em Output file, clique na pasta amarela com a seta verde, escolha o nome e o local onde deseja salvar o arquivo resultante da conversão e clique em Salvar. O arquivo será salvo com a extensão .mrk.
Se no arquivo do Excel houver mais de uma planilha, escolha o nome da planilha desejada em Excel sheet name.
Não é necessário alterar as opções em Delimiter values.
Opcionalmente, podemos alterar as configurações do Líder e do campo 008. Para isso, clique em Edit LDR/008. Em LDR, escolha o tipo de material e altere os caracteres das posições do Líder e do 008. Lembre-se: em todos os registros, o líder e o 008 terão a mesma configuração.
Clique em Next.
Nesta janela, ocorrerá o mapeamento entre as colunas da planilha e o campos$subcampos desejados. Na 1ª Etapa já fizemos esse mapeamento (note que na primeira linha já constam os campos$subcampos escolhidos para cada coluna), agora, precisamos apenas que o MarcEdit pegue essas informações.
Clique em Auto generate. Veja que a lista de Arguments foi preenchida.
Observação: Se não tivéssemos feito esse mapeamento lá na 1ª Etapa teríamos que fazê-lo agora, assim: em Select, escolher a coluna da planilha; em Map to, preencher o campo$subcampo; clicar em Add argument; repetir isso para todas as colunas.
Com a lista de Arguments preenchida, podemos fazer mais algumas configurações para melhorar os resultados da conversão:
Reunindo os subcampos de um mesmo campo
Temos, por exemplo, uma coluna para o 245$a (título) e outra para o 245$b (subtítulo). Queremos que esses dois subcampos sejam reunidos em um único campo 245. Para isso: na lista de Arguments, clique no campo 245$a e no 245$b, clique com o botão direito do mouse e escolha Join items.
Em cada um deles será incluído um asterisco.
Podemos fazer o mesmo para o 260$a (cidade), 260$b (editora) e 260$c (data de publicação): clicar nos três e em Join items. Dessa vez, surgirão dois asteriscos. Os asteriscos são uma forma do MarcEdit saber quais subcampos precisam ser reunidos com quais. Se você continuar juntando subcampos, aparecerão ***, ****, *****, etc.
Preenchendo os indicadores
Por padrão, ao final da conversão, alguns indicadores serão preenchidos automaticamente, porém a maioria será deixa em branco. Se a opção Calculate common nonfiling data estiver marcada, o MarcEdit calculará a quantidade de caracteres que será desprezada na alfabetação e preencherá os indicadores que carregam essa informação, por exemplo, o segundo indicador do campo 245.
Os demais indicadores serão deixados em branco, a não ser que você queira alterá-los. Para alterar os indicadores, clique com o botão direito do mouse sobre o campo na lista de Arguments e escolha Edit item.
Na seção Settings, preencha os Indicators com os valores desejados para o primeiro e o segundo indicadores. Para deixar um indicador em branco, use a barra invertida \. Clique em Add argument para registrar a alteração.
No exemplo, alterei os indicadores do campo 856 para 40, assim, em todos os registros o campo 856 terá sempre esses indicadores.
Incluindo a pontuação
É possível incluir sinais de pontuação ao final de cada subcampo: clique com o botão direito do mouse sobre o subcampo na lista de Arguments e escolha Edit item; na seção Settings, preencha Term. punctuation com os sinais de pontuação desejados. Clique em Add argument para registrar a alteração.
No exemplo, incluí espaço dois pontos (” :”) ao final do 260$a.
Antes de decidir pela inclusão ou não da pontuação, conheça o seu sistema: após a importação dos registros, ele incluirá a pontuação automaticamente ou não? Se for caso, pondere se vale a pena incluir a pontuação lá no Excel ou aqui na conversão do MarcEdit.
Salvando as configurações
É possível salvar essas configurações de conversão para reutilizá-las sempre que necessário. Para salvar, marque a opção Save template.
Concluídas as configurações, clique em Finish.
Se você marcou a opção Save template, escolha a pasta para salvar o arquivo com as configurações. Será gerado um arquivo com a extensão .mrd e você poderá utilizá-lo futuramente clicando na opção Load template.
O MarcEdit mostrará um mensagem dizendo que a conversão foi concluída e o arquivo foi salvo. Siga para a próxima etapa!
3ª Etapa: Salvando o arquivo para importação no catálogo
Ao concluírmos a 2ª Etapa, o MarcEdit gerou um arquivo com a extensão .mrk contendo os registros MARC. O arquivo .mrk é utilizado pelo MarcEdit e, para importá-lo no sistema de gerenciamento de bibliotecas, é necessário salvá-lo com a extensão .mrc. Faremos isso nesta etapa.
Abra a pasta escolhida para salvar o resultado da conversão e localize o arquivo .mrk. Arquivos com essa extensão possuem um ícone azul. Clique duas vezes para abrir o arquivo no MarcEdit.
Confira se os registros gerados na conversão estão de acordo com suas expectativas. Um relatório de campos e subcampos, que mostrei no tutorial anterior, pode ser útil para essa conferência.
Você pode alterar os registros nesta tela de edição do MarcEdit, no entanto, é essencial que você siga o formato mnemônico do MarcEdit. Consulte o item 3 do Manual para utilização do MarcEdit para mais informações.
Se o arquivo estiver pronto para importação em seu catálogo, acesse o menu File > Compile file into MARC. Escolha o nome e o local onde deseja salvar o arquivo. Clique em Salvar.
Pronto! O MarcEdit gerou um arquivo com a extensão .mrc contendo os registros MARC codificados com a ISO 2709. O registro .mrc tem o ícone roxo. É este o arquivo que será importado em seu catálogo.
Algumas dicas
Avalie se realmente vale a pena fazer essa conversão e importar os dados em seu catálogo. Lembre-se de que após a conversão podem ser necessários ajustes para a conclusão da catalogação.
Considere também outras formas de obter registros MARC 21. Se você estiver lidando com materiais publicados, uma alternativa é a importação do catálogo da Biblioteca Nacional, da Library of Congress, de alguma outra instituição ou rede.
Se sua instituição contratou uma coleção de e-books, solicite ao fornecedor os registros MARC. Esse fornecimento é algo comum e pode até constar em contrato.
Se os dados estiverem em um repositório, biblioteca digital, etc. verifique as possibilidades de exportação desses sistemas e de importação do sistema utilizado em sua biblioteca. Podem existir alternativas mais eficientes para trazer os dados para o seu catálogo do que a conversão abordada neste tutorial.
Você pode alinhar o que aprendeu neste tutorial com o tutorial anterior. Por exemplo, se você obteve um arquivo contendo registros MARC que precisam de uma “limpeza radical”, você pode (1) transformar esse arquivo em uma planilha, (2) limpar os dados no Excel ou LibreOffice e (3) transformá-lo novamente em .mrc para importar em seu sistema.
Como sempre digo, explore as ferramentas disponíveis e combine as funcionalidades. Na conversão de registros, alguns dados se criam, alguns se perdem e alguns se transformam. O único limite é a sua criatividade!
Neste tutorial, mostrarei como converter um arquivo contendo registros MARC 21 em uma planilha do Excel utilizando o software MarcEdit. Este passo a passo pode ser útil caso você tenha um conjunto de registros e deseje extrair dele algumas informações.
Os registros MARC dos quais estamos falando aqui são aqueles que estão em arquivos com a extensão .mrc, codificados com a ISO 2709. Ao abrir um arquivo desses no bloco de notas, por exemplo, você verá uma sequência de números e letras aparentemente incompreensível; esse é o registro “legível por máquina”; é esse tipo de arquivo que usaremos no tutorial. Saiba mais sobre ISO 2709.
O resultado da conversão será um arquivo .csv contendo os dados dos campos e subcampos selecionados por você. Arquivos CSV são arquivos de texto simples em que os dados estão organizados na forma de uma planilha, portanto, podem ser editados em softwares como o Microsoft Office Excel e LibreOffice Calc. Pessoalmente, recomendo o uso do LibreOffice Calc (software livre e gratuito) caso você queira trabalhar com os dados (limpar, completar, juntar, separar, filtrar, etc.) após a conversão.
Se você estiver utilizando um sistema de gerenciamento de bibliotecas e precisar de uma planilha contendo as informações de seus registros MARC, a melhor forma de conseguir isso é, provavelmente, a partir dos relatórios gerados por seu próprio sistema, e não por este tutorial.
Vamos lá! Você precisará de:
MarcEdit. Baixe e instale em seu computador a versão do MarcEdit referente ao seu sistema operacional.
Microsoft Office Excel, LibreOffice Calc ou outro software para edição de planilhas.
Arquivo contendo os registros MARC. Para este tutorial, utilizarei como exemplo um arquivo contendo 50 registros MARC 21 que obtive do catálogo da Unesp. Caso queira testar com este arquivo, clique aqui para baixá-lo.
1ª Etapa: Analisando os registros
Para converter os registros com o MarcEdit será necessário listar os campos e subcampos que serão levados para a planilha. Se você conhece bem os seus registros e tem certeza dos campos e subcampos que precisa, já pode seguir direto para a 2ª Etapa. No entanto, se você desconhece os dados que estão no arquivo, recomendo que você gere um relatório, assim, saberá quais campos e subcampos fazem parte do arquivo e poderá selecioná-los com maior segurança. Nesta 1ª Etapa, geraremos esse relatório de campos e subcampos.
Na tela inicial do MarcEdit, clique no menu Tools > Generate reports > Field count report.
Selecione o arquivo .mrc contendo seus registros MARC e clique em Abrir.
Escolha a pasta em que deseja salvar o relatório, o nome do arquivo e Salvar. O MarcEdit mostrará uma mensagem informando que o relatório foi salvo.
O relatório foi salvo em arquivo .txt e você pode abri-lo no bloco de notas. A primeira coluna do relatório informa o campo, a segunda, o subcampo, e a terceira, a quantidade de vezes em que o campo ou subcampo aparece no arquivo.
Dos campos e subcampos utilizados nos registros, quais você precisa que estejam na planilha? Você precisa que os subcampos de um campo estejam todos dentro de uma mesma célula ou cada subcampo em uma coluna diferente? Precisaremos dessas informações na etapa seguinte.
2ª Etapa: Convertendo os registros
Nesta 2ª etapa, usaremos a funcionalidade do MarcEdit que extrairá os dados do arquivo .mrc e os colocará em um arquivo .csv ou .txt.
Abra o MarcEdit.
Clique no menu Tools > Export… > Export tab delimited records.
No Step 1, vamos escolher os arquivos e as configurações iniciais. Clique na pasta amarela e selecione o arquivo .mrc.
Clique na pasta amarela com a seta verde e escolha o local para salvar o arquivo resultante da conversão. Atenção: se você for utilizar o Excel, deixe o tipo Tab Delimited Text (.txt). Se você for utilizar o LibreOffice, altere o tipo para Comma Delimited (.csv).
Não é necessário alterar as demais opções, basta clicar em Next. Futuramente, após obter maior familiaridade com o MarcEdit, com a conversão e com o trabalho com registros em planilhas, sugiro que você explore essas opções. Elas têm as seguintes finalidades:
In field delimiter: caractere que separa as múltiplas ocorrências de um campo dentro de célula da planilha. Por exemplo, se o registro contém três 650$a, a célula da planilha terá: Assunto1;Assunto2;Assunto3
Contextual delimiter: caractere que separa os subcampos dentro da célula da planilha. Por exemplo, o espaço em branco entre Cidade : #Editora,#data
No Step 2, informaremos quais campos e subcampos serão levados para a planilha. Cada grupo de campo-subcampo será uma coluna da planilha.
Em Field, selecione o campo. Preencha o Subfield com o subcampo desejado. Em seguida, clique em Add field. Repita isso para todos os grupos de campo-subcampo desejados. Exemplos de como preencher o Subfield:
Para obter um único subcampo, informe a letra ou número dele: Field: 260 Subfield: a Resultado: coluna 260$a contendo os locais de publicação.
Para obter mais de um subcampo em uma mesma coluna, informe todos os códigos juntos: Field: 260 Subfield: abc Resultado: coluna 260$a$b$c contendo local, editora e data de publicação.
Para obter todo o conteúdo de um campo, deixe o Subfield em branco: Field: 260 Subfield: (em branco) Resultado: coluna 260 contendo indicadores, códigos e conteúdo dos subcampos.
Opcionalmente, antes de concluir a conversão, podemos salvar essa configuração (lista dos campos e subcampos selecionados), assim, poderemos reutilizá-la sempre que precisarmos realizar essa mesma conversão. Para salvar, clique em Settings > Save settings.
Na janela que será aberta, escolha a pasta para salvar as configurações e o nome do arquivo, e clique em Salvar. Pronto, a lista de campos e subcampos está salva. Em futuras conversões, você pode utilizá-la clicando em Settings > Load settings e selecionando o arquivo salvo.
Para concluir a conversão, clique em Export. O MarcEdit mostrará uma mensagem confirmando que o arquivo (.csv ou .txt) foi criado. Clique em OK.
Abra a pasta escolhida para salvar a planilha e confirme se o arquivo .csv/.txt foi salvo.
3ª Etapa: Abrindo a planilha
Nesta 3ª Etapa, abriremos a planilha no Excel ou no LibreOffice. Atenção: podem ocorrer variações dependendo da versão do seu Excel ou LibreOffice.
No Excel
Abra o Excel, clique no menu Arquivo > Abrir. Localize a pasta em que salvou o arquivo .txt gerado pelo MarcEdit. Na janela, altere para Todos os arquivos, para que o arquivo .txt seja exibido. Selecione o arquivo e clique em Abrir.
Na primeira etapa do Assistente de importação de texto, é necessário que a opção Delimitado esteja selecionada. Em Origem do arquivo, selecione Unicode (UTF-8). Na visualização, confirme se os acentos, cedilhas e tis do arquivo estão aparecendo corretamente. Clique em Avançar.
Em Delimitadores, deixe selecionado Tabulação. No Qualificador de texto, mantenha as aspas. Clique em Avançar.
Escolheremos agora o formato dos dados (texto, número, data, etc.) de cada coluna da planilha. Se você deixar o tipo como Geral, o Excel tentará adivinhar o tipo de dados. Sugiro que você altere todos os tipos para Texto. Para alterar, clique em cada coluna e em Geral. Utilize a barra de rolagem horizontal para alterar o tipo de todas as colunas. Clique em Concluir.
Pronto! Se deu tudo certo (estou torcendo para que tenha dado!) cada coluna da planilha será um campo/subcampo escolhido e cada registro estará em uma linha.
No LibreOffice Calc
Abra o LibreOffice, clique no menu Arquivo > Abrir. Localize a pasta em que salvou o arquivo .csv gerado pelo MarcEdit. Selecione o arquivo e clique em Abrir.
No Conjunto de caracteres, selecione Unicode (UTF-8).
Nas Opções de separadores, deixe marcado apenas Tabulação.
Em Campos, clique na célula em branco acima do número 1 para selecionar todas as colunas e altere o Tipo de coluna para Texto. Clique em OK.
Pronto! Se deu tudo certo (estou torcendo para que tenha dado!) cada coluna da planilha será um campo/subcampo escolhido e cada registro estará em uma linha.
Algumas dicas
Mesmo abrindo nos softwares de edição de planilhas, o arquivo continua sendo .csv/.txt. Ao salvá-lo no LibreOffice ou no Excel, você pode continuar com ele em .csv/.txt, no entanto, a formatação e outros recursos (cores, fontes, bordas, filtros, etc.) serão perdidos. Se você deseja mantê-los, salve o arquivo com o formato .ods (formato ODF / ODS do próprio LibreOffice) ou .xlsx (formato do próprio Excel).
Conversão de registros MARC é algo fascinante! Faça vários testes. Explore as funcionalidades do MarcEdit, LibreOffice e Excel. Muito do que você precisa fazer pode ser facilitado com essas ferramentas!
Seguem alguns links que pode ser úteis na exploração dessas ferramentas:
A Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação (RBBD) publicou um número especial em seu volume 11 com artigos resultantes de trabalhos selecionados do XXVI CBBD, realizado em São Paulo em 2015, entre eles o artigo Scan for MARC: conversão de registros em fichas para o Formato MARC21 Bibliográfico, de autoria de Zaira Regina Zafalon, Plácida L. V. A. da C. Santos, Ana Maria Pereira e Jairo da Silva.
Aborda conversão de registros bibliográficos a ser usado por instituições que não disponibilizam a totalidade de dados de seus acervos em catálogos online de acesso público. Apesar da possibilidade de recorrerem a processos de conversão retrospectiva de registros bibliográficos para saldar tal lacuna, trabalhos técnicos tornam-se necessários, tais como adequação de pontos de acesso de assunto, de notas e outras informações locais nos quais incorrem correção, supressão de campos, modificação de conteúdo e acréscimo de informações locais. Apresenta-se a conversão retrospectiva de dados bibliográficos a partir do processamento de imagens, que considera o aproveitamento integral do registro bibliográfico da própria instituição (dados bibliográficos, pontos de acesso e dados de localização, já definidos nos registros analógicos). Propõe-se como objetivo principal apresentar o Scan for MARC, um interpretador computacional de acesso web para conversão de dados bibliográficos analógicos para o Formato MARC21 Bibliográfico. Recorre-se à abordagem qualitativa, com caráter exploratório e descritivo, e à pesquisa bibliográfica. Os resultados apresentam contribuições no plano científico, diante do desenvolvimento de aspectos sintáticos e semânticos de registros bibliográficos; no plano tecnológico, dado o desenvolvimento do Scan for MARC como produto para a melhoria de processos de conversão de dados bibliográficos analógicos; no plano social, inerente ao compartilhamento de registros e às suas metodologias, à ampliação do acesso aos metadados e à interoperabilidade entre sistemas gerenciadores de bibliotecas, fatores que contribuem para a discussão e socialização do conhecimento científico/tecnológico.
O ENANCIB foi transmitido online através de um canal no YouTube. Minha apresentação, apesar de pequenas perdas devido a alguns cortes na transmissão, está disponível no vídeo a seguir (a partir de 1h15m).
No evento também foram apresentados outros trabalhos sobre catalogação, tais como “Ontologia baseada nos FRBR: proposta de aplicação em catálogos online”, de Rogério Aparecido Sá Ramalho, Zaira Regina Zafalon e Marcos Teruo Ouchi. Você pode conferir a programação completa do evento, os anais e assistar às apresentações.
