Transformando uma planilha em registros MARC

No tutorial anterior, mostrei como converter um arquivo com registros MARC em uma planilha. Neste tutorial, faremos o caminho inverso: utilizaremos os dados que estão em uma planilha do Excel para gerar registros MARC 21.

Essa conversão é útil para os casos em que temos uma planilha com dados sobre os materiais que serão incluídos no catálogo e desejamos aproveitar esses dados para facilitar a catalogação. Por exemplo, a partir de uma planilha com os dados sobre teses, dissertações, TCCs, etc., gerada pelo sistema acadêmico de sua instituição, você pode criar registros MARC para inclusão em seu catálogo.

Os registros gerados nessa conversão talvez não tenham o nível de detalhe desejado e nem estejam em total conformidade com sua política de catalogação, mas, ainda sim, podem facilitar o trabalho, servindo como uma “pré-catalogação”.

O resultado da conversão será um arquivo contendo registros MARC 21, codificado com a ISO 2709 e com a extensão .mrc. Arquivos deste tipo são aceitos nos principais sistemas de gerenciamento de bibliotecas. Se você estiver em dúvida se é possível ou não importar esses registros, consulte a documentação e/ou a equipe de suporte do seu sistema.

Vamos lá! Você precisará de:

MarcEdit. Baixe e instale em seu computador a versão do MarcEdit referente ao seu sistema operacional.

Microsoft Office Excel, LibreOffice Calc ou outro software para edição de planilhas.

Planilha contendo os registros. É necessário que cada registro esteja em uma linha e que os dados estejam distribuídos nas colunas. O MarcEdit aceita planilhas do Excel com as extensões .xls e xlsx. Se sua planilha estiver em outro formato, salve-a com uma dessas extensões. Para este tutorial, utilizarei como exemplo uma planilha com dados obtidos no Portal Livro Aberto do IBICT. Caso queira testar com essa planilha, clique aqui para baixá-la.

1ª Etapa: Preparando a planilha

Nesta 1ª Etapa faremos alguns ajustes na planilha para facilitar a conversão no MarcEdit e gerar registros MARC com maior qualidade.

1. Comece analisando sua planilha: Quais são as colunas da planilha? As colunas têm as informações de que você precisa para criar um registro MARC, nem que seja com os “campos básicos”? Quais outras informações você precisa mas que não estão na planilha? É possível incluir as informações faltantes?

2. Após a importação, pode ser necessário editar os registros um a um em seu sistema, então, tudo o que você conseguir já deixar pronto na planilha facilitará o seu trabalho posteriormente. Por exemplo, na planilha não constam os locais de publicação, mas há uma coluna com as editoras. É possível saber qual a cidade a partir do nome da editora? Sim? Então, acrescente uma coluna e preencha o local de publicação na planilha.

3. Para obter registros MARC mais detalhados (com os dados em seus devidos campos e subcampos), o ideal é que cada coluna da planilha corresponda a um subcampo do registro MARC. Por exemplo:

Coluna A contendo o título e o subtítulo
Resultado: título e subtítulo juntos no 245$a

Coluna A contendo o título e coluna B contendo o subtítulo
Resultado: título no 245$a e subtítulo no 245$b

4. Lembre-se de que alguns campos e subcampos são repetíveis, assim, algumas colunas podem se repetir em sua planilha, por exemplo:

Colunas Assunto 1, Assunto 2, Assunto 3
Resultado: cada assunto será um 650$a

Coluna Assuntos (todos os assuntos dentro de uma mesma coluna)
Resultado: 650$a com todos os assuntos juntos.

5. Se precisar dividir os dados de uma coluna, como nos exemplos do 245 e do 650 acima, tente usar a funcionalidade Texto para colunas do Excel ou do LibreOffice Calc indicada no Material complementar.

6. Após ter resolvido essas questões, renomeie os títulos de cada coluna usando o formato campo$subcampo: 100$a, 245$a, 245$b, 260$a, 260$c, 650$a, 856$u, etc. Não é necessário que as colunas da planilha estejam na mesma ordem dos campos MARC, pois o MarcEdit organizará os campos automaticamente. A planilha que estou usando de exemplo possui as seguintes colunas:

7. Salve a planilha.

2ª Etapa: Convertendo a planilha

Nesta etapa, carregaremos a planilha no MarcEdit, realizaremos mais alguns ajustes para melhorar a qualidade dos registros e concluiremos a conversão.

1. Na tela inicial do MarcEdit, acesse Tools > Delimited text translator.

2. Em Source file, clique na pasta amarela e selecione o arquivo do Excel. Se o arquivo não estiver aparecendo, selecione Excel XML file no canto inferior direito da tela.
3. Em Output file, clique na pasta amarela com a seta verde, escolha o nome e o local onde deseja salvar o arquivo resultante da conversão e clique em Salvar. O arquivo será salvo com a extensão .mrk.
4. Se no arquivo do Excel houver mais de uma planilha, escolha o nome da planilha desejada em Excel sheet name.
5. Não é necessário alterar as opções em Delimiter values.
6. Opcionalmente, podemos alterar as configurações do Líder e do campo 008. Para isso, clique em Edit LDR/008. Em LDR, escolha o tipo de material e altere os caracteres das posições do Líder e do 008. Lembre-se: em todos os registros, o líder e o 008 terão a mesma configuração.
7. Clique em Next.

Nesta janela, ocorrerá o mapeamento entre as colunas da planilha e o campos$subcampos desejados. Na 1ª Etapa já fizemos esse mapeamento (note que na primeira linha já constam os campos$subcampos escolhidos para cada coluna), agora, precisamos apenas que o MarcEdit pegue essas informações.

8. Clique em Auto generate. Veja que a lista de Arguments foi preenchida.

9. Observação: Se não tivéssemos feito esse mapeamento lá na 1ª Etapa teríamos que fazê-lo agora, assim: em Select, escolher a coluna da planilha; em Map to, preencher o campo$subcampo; clicar em Add argument; repetir isso para todas as colunas.
10. Com a lista de Arguments preenchida, podemos fazer mais algumas configurações para melhorar os resultados da conversão:

Reunindo os subcampos de um mesmo campo

11. Temos, por exemplo, uma coluna para o 245$a (título) e outra para o 245$b (subtítulo). Queremos que esses dois subcampos sejam reunidos em um único campo 245. Para isso: na lista de Arguments, clique no campo 245$a e no 245$b, clique com o botão direito do mouse e escolha Join items.

12. Em cada um deles será incluído um asterisco.
13. Podemos fazer o mesmo para o 260$a (cidade), 260$b (editora) e 260$c (data de publicação): clicar nos três e em Join items. Dessa vez, surgirão dois asteriscos. Os asteriscos são uma forma do MarcEdit saber quais subcampos precisam ser reunidos com quais. Se você continuar juntando subcampos, aparecerão ***, ****, *****, etc.

Preenchendo os indicadores

14. Por padrão, ao final da conversão, alguns indicadores serão preenchidos automaticamente, porém a maioria será deixa em branco. Se a opção Calculate common nonfiling data estiver marcada, o MarcEdit calculará a quantidade de caracteres que será desprezada na alfabetação e preencherá os indicadores que carregam essa informação, por exemplo, o segundo indicador do campo 245.
15. Os demais indicadores serão deixados em branco, a não ser que você queira alterá-los. Para alterar os indicadores, clique com o botão direito do mouse sobre o campo na lista de Arguments e escolha Edit item.

16. Na seção Settings, preencha os Indicators com os valores desejados para o primeiro e o segundo indicadores. Para deixar um indicador em branco, use a barra invertida \. Clique em Add argument para registrar a alteração.

17. No exemplo, alterei os indicadores do campo 856 para 40, assim, em todos os registros o campo 856 terá sempre esses indicadores.

Incluindo a pontuação

18. É possível incluir sinais de pontuação ao final de cada subcampo: clique com o botão direito do mouse sobre o subcampo na lista de Arguments e escolha Edit item; na seção Settings, preencha Term. punctuation com os sinais de pontuação desejados. Clique em Add argument para registrar a alteração.

19. No exemplo, incluí espaço dois pontos (” :”) ao final do 260$a.

Antes de decidir pela inclusão ou não da pontuação, conheça o seu sistema: após a importação dos registros, ele incluirá a pontuação automaticamente ou não? Se for caso, pondere se vale a pena incluir a pontuação lá no Excel ou aqui na conversão do MarcEdit.

Salvando as configurações

20. É possível salvar essas configurações de conversão para reutilizá-las sempre que necessário. Para salvar, marque a opção Save template.
21. Concluídas as configurações, clique em Finish.
22. Se você marcou a opção Save template, escolha a pasta para salvar o arquivo com as configurações. Será gerado um arquivo com a extensão .mrd e você poderá utilizá-lo futuramente clicando na opção Load template.
23. O MarcEdit mostrará um mensagem dizendo que a conversão foi concluída e o arquivo foi salvo. Siga para a próxima etapa!

3ª Etapa: Salvando o arquivo para importação no catálogo

Ao concluírmos a 2ª Etapa, o MarcEdit gerou um arquivo com a extensão .mrk contendo os registros MARC. O arquivo .mrk é utilizado pelo MarcEdit e, para importá-lo no sistema de gerenciamento de bibliotecas, é necessário salvá-lo com a extensão .mrc. Faremos isso nesta etapa.

1. Abra a pasta escolhida para salvar o resultado da conversão e localize o arquivo .mrk. Arquivos com essa extensão possuem um ícone azul. Clique duas vezes para abrir o arquivo no MarcEdit.

2. Confira se os registros gerados na conversão estão de acordo com suas expectativas. Um relatório de campos e subcampos, que mostrei no tutorial anterior, pode ser útil para essa conferência.

Você pode alterar os registros nesta tela de edição do MarcEdit, no entanto, é essencial que você siga o formato mnemônico do MarcEdit. Consulte o item 3 do Manual para utilização do MarcEdit para mais informações.

3. Se o arquivo estiver pronto para importação em seu catálogo, acesse o menu File > Compile file into MARC. Escolha o nome e o local onde deseja salvar o arquivo. Clique em Salvar.

Pronto! O MarcEdit gerou um arquivo com a extensão .mrc contendo os registros MARC codificados com a ISO 2709. O registro .mrc tem o ícone roxo. É este o arquivo que será importado em seu catálogo.

Algumas dicas

Avalie se realmente vale a pena fazer essa conversão e importar os dados em seu catálogo. Lembre-se de que após a conversão podem ser necessários ajustes para a conclusão da catalogação.

Considere também outras formas de obter registros MARC 21. Se você estiver lidando com materiais publicados, uma alternativa é a importação do catálogo da Biblioteca Nacional, da Library of Congress, de alguma outra instituição ou rede.

Se sua instituição contratou uma coleção de e-books, solicite ao fornecedor os registros MARC. Esse fornecimento é algo comum e pode até constar em contrato.

Se os dados estiverem em um repositório, biblioteca digital, etc. verifique as possibilidades de exportação desses sistemas e de importação do sistema utilizado em sua biblioteca. Podem existir alternativas mais eficientes para trazer os dados para o seu catálogo do que a conversão abordada neste tutorial.

Você pode alinhar o que aprendeu neste tutorial com o tutorial anterior. Por exemplo, se você obteve um arquivo contendo registros MARC que precisam de uma “limpeza radical”, você pode (1) transformar esse arquivo em uma planilha, (2) limpar os dados no Excel ou LibreOffice e (3) transformá-lo novamente em .mrc para importar em seu sistema.

Como sempre digo, explore as ferramentas disponíveis e combine as funcionalidades. Na conversão de registros, alguns dados se criam, alguns se perdem e alguns se transformam. O único limite é a sua criatividade!

Material complementar

• Excel: Texto para colunas
• LibreOffice Calc: Texto para colunas
• Convertendo um CSV em MARC21 usando o MARCEdit
• Manual para utilização do MarcEdit

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